Офісний переїзд: Як забезпечити безперебійність бізнесу

Свого часу будь-яка сучасна організація, яка веде активну роботу та має свій власний офіс, може зіштовхнутися з необхідністю організації переїзду на нове місце дислокації. Причинами офісного переїзду можуть бути доволі різні ситуації. Незалежно від того, що саме послугувало першопричиною для збору офісного майна та переїзду, варто пам'ятати, що всі без виключення компанії нині ставлять собі схоже завдання, що зосереджене на організації максимально швидкого офісного переїзду та водночас без суттєвої шкоди для функціонування свого бізнесу.

Поки хтось вирішує замовити послугу офісного переїзду в Києві спеціалістам своєї справи, які мають у цьому напрямку досвід, інші ж компанії продовжують допускати одну і ту ж помилку. Про що саме зараз ми говоримо, запитаєте ви? Зараз мова йде про організацію переїзду своїми власними силами та за рахунок штату компанії.

Про що важливо пам'ятати?

Оскільки далеко не у всіх компаніях у своєму розпорядженні є власні авто для здійснення вантажних перевезень, а також відповідно досвідчені та кваліфіковані вантажники, офісний переїзд може затягнутися як мінімум на кілька днів. Крім того, під час такого переїзду не рідкими є ситуації, коли ламається офісна оргтехніка, через відсутність досвіду працівників організації в переїзді губляться документи, а також через простій втрачаються клієнти та загалом заморожується робота компанії.

Далі поговоримо з вами про основні особливості організації офісних переїздів і про те, що саме варто робити для того аби з легкістю уникнути будь-яких неприємностей під час перевезення вашого офісу.

Типові помилки, що їх часто допускають під час переїзду офісу

Багато хто нині чомусь впевнений у тому, що планування переїзду офісу, незалежно від його розмірів – процес, який не принесе ніяких труднощів. Правда коли в кінцевому результаті доходить до практики, на ділі все кардинально інакше. Вирішивши покладатися виключно на свої сили, дуже багато хто з компаній витрачає свій дорогоцінний час просто так. В кінцевому результаті перш за все це призводить до зірваних робочих процесів, значних фінансових витрат та нервів і сварок.

Якщо детальніше говорити про найрозповсюдженіші помилки, які можуть виникати під час організації мувінгу офісу, то серед них варто відзначити наступні:

  • невірний розрахунок потрібного на переїзд часу;

  • некоректний розрахунок та підбір автотранспорту, який для процедури мувінгу буде потрібен;

  • відсутність у компанії плану розміщення в новому офісі всіх меблів з технікою;

  • невірна упаковка всіх речей з майном, що часто призводить до псування майна та ще більших фінансових втрат;

  • залучення до переїзду працівників офісу, які для цього процесу не мають ніяких знань та навичок і компетенції.

Такі помилки лише завдають ще більшої фінансової шкоди фірмам, ніж витрати на залучення професійних спеціалістів, які мають навички в організації квартирних, офісних та інших переїздів. Варто завжди пам'ятати, що основою такого успішного переїзду завжди був, нині є і завжди буде саме чіткий план та координованість дій.

Правила організації переїзду

Спеціалісти радять всім тим, хто планує зовсім скоро перевозити свій офіс, обов'язково слідувати кільком важливим рекомендаціям. Таким чином можна розраховувати на успішну підготовку та завершення мувінгу. Для початку варто обов'язково точно розрахувати час, який буде потрібний на упаковку майна, його перенесення та безпечне транспортування з повторною установкою офісної оргтехніки та меблів з елементами декору.

Також потрібно виділити достатню кількість часу на пакування всіх документів компанії та на їх перевезення таким чином аби нічого не загубилося. Перед безпосереднім переїздом варто повідомити всіх клієнтів про заплановані у вас дії та відповідно дати їм нову адресу вашого офісу.

Завчасно потурбуйтеся про придбання потрібних пакувальних матеріалів. Придбайте різні за розміром картонні коробки, стрейч-плівку та бульбашкову плівку, клейку стрічку та інші матеріали для упаковки, які вам можуть знадобитися. Подумайте про те, чи вірно ви підібрали цей момент (момент переїзду) для компанії, адже вона не зможе виконувати в цей час свої прямі обов'язки.

Етапи самостійного офісного переїзду. Важливо не забувати!

Для початку підготуйте план переїзду та відповідні списки. Це допоможе вам нічого не пропустити, нічого не забути та гарантувати успішне виконання цього завдання, яке важливе для вашої компанії. Далі необхідно обрати підходящий для переїзду момент. Коли мова йде про офісний переїзд, це буде або вечірній час доби, або ж вихідні дні. За такої умови на дорогах буде менш завантажений трафік і водночас в офісі буде менше працівників. За рахунок цього ви уникнете перешкод та незапланованих сюрпризів у робочому процесі.

Як ми уже писали вище, важливо подбати про пакування. Якісна упаковка була, є та завжди буде головною запорукою збереження всього вашого майна. Перевірте чи є у вас всього в достатній кількості. Додатково також не забувайте про маркування кожної окремої коробки з речами. Підписуйте все за допомогою маркера, так вам буде набагато легше знайти потрібне майно з приладдям.

Ергономіка в новому місті та інші важливі моменти

Для того аби ви кілька разів потім не витрачали свої час та сили для перестановки офісних гарнітурів з іншими меблями, обов'язково завчасно складіть план розміщення кожного робочого місця та всього того, що вам знадобиться в роботі. Завдяки цьому ви зможете організувати ефективний та успішний робочий процес уже з перших днів після завершення переїзду. Додатково не варто забувати про:

  1. Підготовку необхідної техніки. Для того аби зберегти справність всієї вашої офісної техніки, важливо правильно від'єднувати офісне обладнання від комп'ютерної з електричною мережами. Якщо у вас під рукою є посібники з експлуатації, де чітко прописані рекомендації, обов'язково варто дотримуватися їх.

  2. Не забувайте про те, що офісне обладнання повинне запаковуватися в заводське пакування. Якщо воно у вас збереглося, його можна сміливо використовувати під час переїзду.

  3. Цінні речі такі як документи та інше крихке і цінне для вас майно, варто пакувати в окремі коробки та перевозити своїми власними силами. Це допоможе на майбутнє уникнути ще більших фінансових витрат.

День переїзду. Що необхідно пам'ятати в цей момент?

В безпосередній день перевезення всього вашого офісного майна, обов'язково пам'ятайте про необхідність не панікувати та нікуди не поспішати. Важливо добре виспатися аби потім на холодну голову контролювати весь процес. Тому не варто перенавантажувати себе і своїх працівників за день або й за кілька до безпосереднього перевезення речей. Кожна ґрунтовна робота має супроводжуватися якісним відпочинком всіх тих людей, хто брав участь в організації. Тому не нехтуйте цими невеликими порадами й у вас все гарантовано вийде.

Кому довірити офісний переїзд?

Якщо ви не хочете займатися всім самостійно, пам'ятайте про те, що вантажні перевезення з Moving Expert – ваше найкраще та ретельно продумане рішення. Наша компанія має в організації різного роду переїздів неабиякий багаторічний досвід. В нас є штат компетентних фахівців з досвідом роботи, автопарк спеціальних машин для організації перевезень, необхідні для збереження майна клієнтів кріплення, а ще величезне бажання допомогти кожному з вас. Тому за першої необхідності, обов'язково звертайтеся.

Ми в Moving Expert уже зачекалися вашого дзвінка. Будемо раді проконсультувати вас аби в кінцевому результаті допомогти. Впевнені що разом із нами, ви не відчуєте переїзду офісу і не матимете ніякої турботи із роботою вашої компанії. Якщо не хочете її переривати, довірте переїзд нам.